Outlook'a e-posta imzası nasıl eklenir? Masaüstü, web ve mobil

Kurumsal bir e-posta imzası; adınızı, unvanınızı ve iletişim bilgilerinizi her mailin altına otomatik ekler. Bu yazıda imzayı Outlook'un masaüstü, web ve mobil sürümlerine nasıl ekleyeceğinizi adım adım anlattık.

Outlook masaüstü (klasik Outlook)

1. Outlook'u açın ve sol üstten Dosya menüsüne tıklayın.
2. Seçenekler → Posta bölümüne gelin.
3. İmzalar düğmesine tıklayın.
4. Yeni deyip imzaya bir ad verin (örneğin "Kurumsal").
5. Alttaki düzenleme kutusuna tıklayıp Ctrl+V ile imzanızı yapıştırın.
6. Sağ taraftaki Yeni iletiler ve Yanıtlar/iletmeler kutularından bu imzayı seçin.
7. Tamam ile kaydedin.

Yeni Outlook ve Outlook web (outlook.office.com)

1. Sağ üstteki ⚙ Ayarlar simgesine tıklayın.
2. Hesaplar → İmzalar bölümünü açın.
3. + Yeni imza deyip bir ad verin.
4. Düzenleme alanına imzanızı yapıştırın.
5. Aşağıdaki Varsayılan imzaları seçin bölümünden yeni iletiler ve yanıtlar için imzanızı seçin.
6. Kaydet düğmesine basın.

Outlook mobil uygulaması (iPhone ve Android)

1. Uygulamada sol üstteki profil simgesine dokunun, ardından ⚙ Ayarlar'a girin.
2. İmza seçeneğine dokunun.
3. Var olan "Get Outlook for iOS/Android" metnini silip imzanızı yazın.

Mobil uygulama logo ve renkli biçimleri sınırlı destekler; bu yüzden telefonda ad, unvan ve telefon numarasından oluşan kısa bir metin imza önerilir.

İmza yapıştırınca bozuluyor, ne yapmalıyım?

• Biçim kayboluyor: İmzayı bir metin düzenleyiciden (Not Defteri gibi) kopyalamayın; doğrudan imza oluşturucunun önizlemesinden kopyalayıp yapıştırın.
• Logo görünmüyor: Outlook, bazı alıcılarda resimleri varsayılan olarak kapalı açar. Logonun bir web adresinden yüklendiğinden emin olun; alıcı "resimleri göster" dediğinde görünür. Telefon ve adres gibi önemli bilgileri resim içine koymayın, yazıyla ekleyin.
• Satır araları açılıyor: Outlook masaüstünde imza tablo düzenini koruyamazsa imza oluşturucudaki Sade şablonu deneyin.

İyi bir imza için 5 öneri

1. Ad soyad, unvan ve firma adı yeterlidir; 4–6 satırı geçmeyin.
2. En az bir telefon numarası ekleyin.
3. Logoyu küçük tutun (120 piksel genişlik yeterlidir).
4. Alıntı, slogan veya uzun yasal metinleri imzaya koymayın.
5. Gönderen adresiniz de kurumsal olsun. ayse@firmaniz.com.tr adresi, firmaniz@gmail.com adresine göre çok daha güvenilir görünür.

İmza tasarımıyla ilgili örnekler için: Kurumsal mail imzası nasıl oluşturulur?

Sık sorulan sorular

Outlook'ta birden fazla imza kullanabilir miyim?

Evet. İmzalar bölümünde birden fazla imza oluşturabilir, yeni iletiler ve yanıtlar için farklı imzalar seçebilirsiniz. Mail yazarken Ekle → İmza menüsünden imzalar arasında geçiş yapılabilir.

Outlook masaüstünde yaptığım imza web sürümünde neden görünmüyor?

Klasik Outlook'taki imzalar bilgisayarınızda saklanır ve her zaman diğer cihazlara aktarılmaz. Outlook web ve yeni Outlook'ta imzayı ayrıca eklemeniz gerekebilir.

İmzaya resim olarak mı eklemeliyim?

İmzanın tamamını tek bir resim olarak eklemek önerilmez: resimler kapalıyken imza hiç görünmez, telefon numarasına tıklanamaz. E-posta İmza Oluşturucu'daki İmzayı kopyala seçeneği yazı tabanlı imza üretir. Resim olarak indir seçeneği ise imzayı sosyal medyada veya belgelerde paylaşmak için uygundur.