"Teklifi gönderdim ama müşteri görmemiş, spam'e düşmüş." Kurumsal e-postada en sık duyduğumuz şikâyet bu. İyi haber şu: sebeplerin çoğu teknik ama çözümü basit. Aşağıda en sık karşılaştığımız 7 sebebi, önem sırasına göre topladık.
1. SPF kaydı eksik ya da hatalı
SPF, alan adınız adına hangi sunucuların posta gönderebileceğini söyleyen bir DNS kaydıdır. Kayıt yoksa ya da eski sağlayıcınızı gösteriyorsa, alıcı sunucu postanızın gerçekten sizden geldiğinden emin olamaz.
En sık hata, alan adında iki ayrı SPF kaydı bulunmasıdır. Bir alan adında yalnızca bir tane v=spf1 ile başlayan kayıt olabilir; iki tane varsa ikisi de geçersiz sayılır.
v=spf1 ile başlayan TXT kayıtlarını sayın. Birden fazlaysa tek kayıtta birleştirin.2. DKIM imzası yok
DKIM, giden her postaya dijital bir imza ekler. Alıcı sunucu bu imzayı alan adınızın DNS'indeki anahtarla doğrular ve postanın yolda değiştirilmediğini anlar. Gmail ve Outlook gibi büyük sağlayıcılar artık imzasız postalara çok daha şüpheyle bakıyor.
3. DMARC politikası tanımlı değil
DMARC, SPF ve DKIM kontrolünden geçemeyen postalara ne yapılacağını söyler. Kaydı olmayan alan adları, sahte gönderim (birinin sizin adınızla posta atması) için açık kapı bırakır. Bu da zamanla alan adınızın itibarını düşürür.
Bu üç kaydı daha ayrıntılı anlattığımız yazı: SPF, DKIM ve DMARC nedir?
4. Gönderdiğiniz sunucu kara listede
Hosting paketiyle gelen e-postalarda aynı sunucuyu yüzlerce web sitesi paylaşır. Bunlardan biri ele geçirilip spam göndermeye başlarsa, sunucunun IP adresi kara listeye girer ve sizin postalarınız da etkilenir. Siz hiçbir şey yapmamış olsanız bile.
Ayrı bir e-posta altyapısı kullanmanın en büyük faydası budur: gönderim yapan IP adresi yalnızca e-posta için kullanılır ve sürekli izlenir.
5. Konu ve içerik spam'e benziyor
Filtreler yalnızca teknik kayıtlara değil, içeriğe de bakar. Şunlar puanınızı düşürür:
- Tamamı BÜYÜK HARF konu satırları, çok sayıda ünlem
- Yalnızca tek bir büyük görselden oluşan postalar
- Kısaltılmış bağlantılar (bit.ly vb.)
- Gövdesi boş, sadece ek dosya içeren postalar
Kısa bir açıklama yazıp dosyayı eklemek, boş bir postaya dosya eklemekten her zaman daha güvenlidir.
6. Toplu gönderimi normal kutudan yapıyorsunuz
Kampanya ya da bülten için yüzlerce kişiye aynı anda normal iş kutunuzdan posta göndermek, hem kutunuzun hem alan adınızın itibarını hızla düşürür. Toplu gönderimler için bülten servisleri kullanın; iş kutunuzu birebir yazışmalara ayırın.
7. Alıcı sizi daha önce spam olarak işaretlemiş
Alıcının ya da aynı firmadaki başka birinin postanızı bir kez "spam" olarak işaretlemesi, sonraki postalarınızın da aynı yere düşmesine yol açabilir. Bu durumda alıcıdan sizi kişilerine eklemesini ya da "spam değil" olarak işaretlemesini isteyin.
MutlakPosta'da bunlar nasıl çözülüyor?
- Panelinizde SPF, DKIM ve DMARC kayıtları hazır olarak gösterilir; DNS'e girdiğinizde hangisinin doğru, hangisinin eksik olduğunu panel yeşil/kırmızı olarak işaretler.
- Gönderim IP adresimizin kara listelerdeki durumu saatlik olarak kontrol edilir.
- Giden her posta DKIM ile imzalanır.
- "Mailim gitmedi" dediğinizde teslimat kaydına birlikte bakarız: posta ne zaman çıktı, karşı sunucu ne cevap verdi, açıkça görürüz.
Alan adınızın kayıtlarını Mail DNS Kontrol, sunucunuzun itibarını Kara Liste Kontrolü aracıyla ücretsiz kontrol edebilirsiniz.