"KEP adresimiz var, kurumsal maile gerek var mı?" ya da tam tersi "kurumsal mailimiz var, KEP neden lazım?" sorularını sık duyuyoruz. İkisi farklı amaçlara hizmet eder ve çoğu işletmenin ikisine de ihtiyacı vardır.
KEP nedir?
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta), gönderilen iletinin kim tarafından, ne zaman gönderildiğini ve alındığını hukuken ispatlayan bir elektronik posta türüdür. Taahhütlü mektubun elektronik karşılığı gibi düşünebilirsiniz. Türkiye'de yalnızca BTK tarafından yetkilendirilmiş KEP hizmet sağlayıcıları tarafından sunulur.
KEP ile gönderilen iletiler delil niteliği taşır; ihtarname, fesih bildirimi, resmi yazışmalar ve elektronik tebligat gibi işlemlerde kullanılır.
Kurumsal e-posta nedir?
Kurumsal e-posta, firmanızın alan adıyla (ör. ali@firmaniz.com.tr) kullandığınız günlük iş e-postasıdır. Müşteri, tedarikçi ve ekip içi yazışmalar, teklifler ve faturalar için kullanılır.
Farklar
| KEP | Kurumsal e-posta | |
|---|---|---|
| Amaç | Hukuki delil niteliğinde resmi iletişim | Günlük iş yazışması |
| Adres biçimi | Sağlayıcının KEP alan adı | Kendi alan adınız |
| Kime gönderilir? | Genellikle başka KEP adreslerine | Herkese |
| Hukuki ispat | Gönderim ve teslim zaman damgalı ve delil niteliğinde | Genel e-posta kayıtları |
| Maliyet | Gönderi başı ya da paket ücretleri | Kutu başı aylık ücret |
| Kullanım sıklığı | Ara sıra, resmi işlemlerde | Her gün |
Kimler KEP kullanmak zorunda?
Mevzuat gereği şirketlerin önemli bir kısmının (özellikle sermaye şirketlerinin) elektronik tebligat için bir elektronik adres edinmesi gerekir. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışmanızı öneririz; zorunluluklar şirket türüne göre değişebilir.
İkisine birden ihtiyacım var mı?
Çoğu işletme için evet:
- KEP, resmi kurumlarla ve hukuki sonuç doğuracak yazışmalarda kullanılır.
- Kurumsal e-posta, müşterilerinizle ve ekibinizle her gün yazıştığınız adrestir. Teklif, sipariş ve destek yazışmalarının tamamı burada döner.
KEP günlük yazışmanın yerini tutmaz; kurumsal e-posta da KEP'in hukuki ispat gücünü sağlamaz.
Sık sorulan sorular
KEP adresiyle normal e-posta adreslerine posta gönderebilir miyim?
KEP, KEP adresleri arasında hukuki delil niteliği taşır. Normal adreslere gönderimde bu ispat gücü geçerli olmaz; ayrıntılar için KEP sağlayıcınıza danışın.
KEP adresi kendi alan adımla olabilir mi?
KEP adresleri yetkili KEP sağlayıcısının sistemi üzerinden verilir. Günlük iletişimde kendi alan adınızı kullanmak için kurumsal e-posta gerekir.