Outlook izin mesajı (otomatik yanıt) nasıl ayarlanır? Hazır metin örnekleri

İzne çıkarken müşterinizin cevapsız kalmaması için kurumsal kutunuza otomatik yanıt kurmanız yeterli. Gelen postalara siz yokken kibar bir bilgi mesajı gider.

Otomatik yanıt nasıl kurulur?

MutlakPosta panelinden (önerilen)

1. Panelde ilgili kutuya girin, Otomatik yanıt bölümünü açın.
2. Konu ve mesajı yazın.
3. İsterseniz başlangıç ve bitiş tarihi verin; yanıt bu tarihler arasında kendiliğinden açılıp kapanır.
4. Kaydedin.

Panelden kurulan otomatik yanıt sunucuda çalışır; bilgisayarınız kapalı olsa da gönderilir. Aynı kişiye günde en fazla bir kez yanıt gider, böylece yazışma döngüye girmez. Spam olarak işaretlenen postalara otomatik yanıt gönderilmez.

Outlook'tan

Outlook'taki "Otomatik Yanıtlar" seçeneği bazı hesap türlerinde yalnızca bilgisayar açıkken çalışan bir kuralla yapılır. Bu yüzden panelden kurmak daha güvenilirdir.

Hazır otomatik yanıt metinleri

Yıllık izin

Merhaba,

12–20 Ağustos tarihleri arasında izindeyim ve postalarıma sınırlı erişimim olacak. 21 Ağustos'ta döndüğümde size dönüş yapacağım.

Acil konular için satis@firmaniz.com.tr adresine ya da 0212 000 00 00 numaralı telefona ulaşabilirsiniz.

İyi çalışmalar,
Ayşe Yılmaz

Bayram tatili

Merhaba,

Bayram tatili nedeniyle ofisimiz 30 Mart – 2 Nisan tarihleri arasında kapalıdır. Postanız bize ulaştı; 3 Nisan'dan itibaren sırayla yanıtlanacaktır.

İyi bayramlar dileriz.
Firma Adı

Ayrılan çalışan

Merhaba,

Bu adres artık kullanılmamaktadır. Talebinizi info@firmaniz.com.tr adresine iletebilirsiniz; ekibimiz size en kısa sürede dönüş yapacaktır.

Ortak adres (ör. info@)

Merhaba,

Mesajınız bize ulaştı, teşekkür ederiz. Mesai saatleri içinde (hafta içi 09:00–18:00) en geç bir iş günü içinde size dönüş yapacağız.

İyi bir otomatik yanıtın kuralları

• Dönüş tarihini yazın.
• Acil durum için alternatif bir kişi ya da adres verin.
• Kısa tutun; üç dört cümle yeterli.
• Uzun süreli izinde iç bilgileri (nerede olduğunuz vb.) paylaşmayın.

Sık sorulan sorular

Otomatik yanıt her postaya tekrar tekrar gider mi?

Hayır. Panelden kurulan otomatik yanıt aynı göndericiye günde en fazla bir kez gönderilir.

İzin bitince otomatik yanıtı kapatmayı unutursam?

Bitiş tarihi verdiyseniz yanıt o tarihte kendiliğinden durur.

Ayrılan çalışanın postaları ne olmalı?

Kutuya otomatik yanıt kurup gelen postaları başka bir çalışana iletebilirsiniz. Böylece müşteri yazışmaları kaybolmaz.