Çoğu işletme kurumsal e-postasını, web sitesi için aldığı hosting paketinin içinden kullanır. Başlangıçta mantıklıdır: ek ücret yoktur ve hemen çalışır. Peki firma büyüdükçe ne değişir?
Hosting maili nasıl çalışır?
Hosting paketinde web siteniz, veritabanınız ve e-postalarınız aynı sunucuda durur. Çoğu zaman bu sunucuyu yüzlerce başka web sitesiyle de paylaşırsınız.
Bu yapının üç sonucu vardır:
- Sunucu yoğunlaştığında hem siteniz hem postanız yavaşlar.
- Sunucudaki başka bir site ele geçirilip spam gönderirse, sunucunun IP adresi kara listeye girer ve sizin postalarınız da spam'e düşmeye başlar.
- E-posta için ayrılan disk alanı genellikle web sitesiyle ortaktır; kutular dolduğunda posta geri döner.
Ayrı kurumsal e-posta neyi değiştirir?
Ayrı bir e-posta hizmetinde sunucu yalnızca e-posta için çalışır. Gönderim yapan IP adresi sürekli izlenir, spam ve virüs filtreleri e-postaya göre ayarlanır ve her kutunun kendi depolama alanı olur.
| Hosting maili | Ayrı kurumsal e-posta | |
|---|---|---|
| Sunucu | Web siteleriyle ortak | Yalnızca e-posta |
| Kara liste riski | Diğer sitelerden etkilenir | IP yalnızca e-posta için kullanılır |
| Spam / virüs filtresi | Genellikle temel düzey | Karantina ve ayrıntılı filtre |
| Depolama | Site ile ortak | Kutu başı ayrı (10–50 GB) |
| Outlook / telefon kurulumu | Elle ayar | Otomatik ayar (autodiscover) |
| Webmail | Temel | Takvim ve kişilerle birlikte |
| Destek | Hosting desteği | E-postaya özel destek |
Hangisi size uygun?
Hosting maili yeterli olabilir: Tek kişilik bir işletmeyseniz, günde birkaç posta gönderiyorsanız ve postanızın spam'e düşmesi işinizi aksatmıyorsa.
Ayrı kurumsal e-postaya geçme zamanı gelmiştir:
- Teklifleriniz ya da faturalarınız müşterinin spam klasörüne düşüyorsa,
- Kutularınız sık sık doluyorsa,
- Birden fazla çalışanınız ve muhasebe@, satis@ gibi ortak adresleriniz varsa,
- Müşteri ya da müvekkil verisi taşıyorsanız ve verinin nerede tutulduğu sizin için önemliyse,
- Web sitenizi taşımak istediğinizde e-postanın da etkilenmesinden çekiniyorsanız.
Geçiş zor mu?
Hayır. Web siteniz bulunduğu yerde kalır; sadece e-posta kayıtları (MX, SPF, DKIM) değişir. Eski postalarınız panelden ücretsiz olarak taşınır.
Ayrıntılı adımlar: Eski mailleri kaybetmeden e-posta taşıma rehberi